1．制定現(xiàn)場會方案 大型的現(xiàn)場會必須制定現(xiàn)場會方案。現(xiàn)場會方案包括組織機構(gòu)、會務準備、會程安排、經(jīng)費預算等事項。制定現(xiàn)場會方案，一方面可以使現(xiàn)場會的準備工作有領導、有組織、有計劃地進行，是現(xiàn)場會成功召開的保證；另一方面也是現(xiàn)場會經(jīng)費使用的依據(jù)。

2．發(fā)出會議通知 行政工作會議的通知在會議召開前一個工作日發(fā)出即可，因為那是常規(guī)的會議，大家心中基本清楚哪一天要開這個會了。動員會的通知提前一兩個工作日發(fā)出亦可，如果邀請了上級領導，則需再提前一點，因為一般的動員會與會人員多為本單位人員�，F(xiàn)場會的會議通知則應根據(jù)舉辦單位、涉及范圍、緊急程度來確定。如本單位內(nèi)部的現(xiàn)場會，或者是緊急現(xiàn)場會，臨時通知問題也不大；如舉辦單位的級別較高，涉及同一系統(tǒng)的不同單位，則要給予與會人員充分的時間做好工作安排，會議通知至少提前一周發(fā)出。現(xiàn)場會會議通知除了明確會議主題、時間、地點外，一般還會告知會議的大致議程。

3．制定會議議程 現(xiàn)場會一般包括兩大方面的內(nèi)容：現(xiàn)場參觀、會議。有的現(xiàn)場會先參觀后開會，也有的現(xiàn)場會先開會后參觀。
如果是先參觀后開會的現(xiàn)場會，會議的程序如下：
(1)主持人宣布會議開始；
(2)有關人員做經(jīng)驗介紹； 
(3)有關領導和專家對參觀內(nèi)容進行點評； 
(4)有關領導提出工作要求。 
如果是先開會后參觀的現(xiàn)場會，會議程序如下： 
(1)主持人宣布會議開始； 
(2)有關人員做經(jīng)驗介紹； 
（3）有關領導提工作要求。

4．安排參觀線路、準備參觀講解詞 參觀是現(xiàn)場會的一個重要環(huán)節(jié)。參觀路線怎么安排、對參觀現(xiàn)場講解得如何，直接影響到參觀的效果，重視線路安排和講解詞的寫作等準備工作。講解應抓住重點，突出重點。如果面面俱到，眉毛胡子一把抓，就會影響聽眾對主要信息的接受，影響講解的效果。

5.寫出領導講話稿 領導講話稿應圍繞現(xiàn)場會召開的目的、針對典型進行寫作，一方面對典型進行分析，另一方面對相關工作提出要求。