會(huì)展活動(dòng)策劃展覽中心應(yīng)為各種會(huì)展活動(dòng)提供一個(gè)合適的場地和舒適安全的環(huán)境，并在此基礎(chǔ)上提供卓越和高效率的服務(wù)。

一、展場選擇

用價(jià)參加展覽會(huì)的最終目的是為了在該地區(qū)進(jìn)行市場推廣，所以一定要研究展覽會(huì)的主辦地及周邊輻射地區(qū)是否是自己的目標(biāo)市場，是否有潛在購買力，必要時(shí)可先進(jìn)行一番市場

調(diào)查。選擇一個(gè)適合的場地是主辦單位、與會(huì)者和參展商共同的愿望。有很多因素必須在實(shí)地考察之后才能做出最合適的選擇和決定。

  (一)影響展場選擇的因素

  貨1.人氣指數(shù)會(huì)展就是要吸引觀眾，場地的位置往往對(duì)觀眾或參加者的吸引力產(chǎn)生重要影響，人氣旺的地點(diǎn)會(huì)吸引更多的人來參加。

  2.目標(biāo)受眾或客戶聚集度  目標(biāo)受眾或客戶距離展覽場地越近，越方便參加，就越能提高參與者的人數(shù)。

(二)空間與面積

  一般情況下，每一個(gè)攤位尺寸為3m x3m,  100個(gè)攤位需要90的凈場地面積，再加上2.4m的展場通道，有時(shí)因?yàn)榉阑鸢踩�等方面的考慮需3m寬通道。因此通常展場空間計(jì)算大約為凈面積的2倍，如上述90m的凈空間，實(shí)際

  就需要1800m的展場面積。有時(shí)還得加上主辦單位的場地或服務(wù)區(qū)等空間。

  大部分展場的簡介中都有展覽區(qū)的總面積。最好與曾經(jīng)在該場地舉辦過展覽的參展者交流一下相關(guān)情況。展覽區(qū)太小會(huì)給以人擁擠、局促的感覺，而展覽區(qū)太大又會(huì)給人一種冷清、人氣不旺的感覺。因此選擇一個(gè)大小適中的場地也是展覽成功的一個(gè)因素。

  (三)展場租金

  展覽場地不同其租金價(jià)格也有所不同。會(huì)展中心般收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)實(shí)際使用展場面積或每天使用凈面積來確定。第一種計(jì)算方法按實(shí)際使用攤位的面積計(jì)算，不包括通道，展期是從設(shè)置攤位開始一直到展覽結(jié)束后撒展為止; 后一種計(jì)算方式以每天使用的凈面積的價(jià)格計(jì)算，對(duì)于進(jìn)場布置塊位或撤展則不予收費(fèi)或以較低價(jià)格收費(fèi)。一般情況下進(jìn)場時(shí)間為2天，撤展時(shí)間為1天。

  但是在一些較高檔的會(huì)展場所，如飯店或會(huì)議中心的展覽以每一個(gè)攤位價(jià)或每天凈面積價(jià)計(jì)算展覽期間租金，布置攤位和撤展另外計(jì)算。也有些展場以每天或每半天來計(jì)算。在訂立展場合約時(shí)，要注意對(duì)場租、進(jìn)出場等方面的租金進(jìn)行商談。

  (四)展場設(shè)備

  展場的規(guī)格說明和各種設(shè)備的提供一是否有柱子、 樓梯間、出入口、天花板高度、燈光裝置、冷暖氣、地面承重和地面情況都要作為場地選擇的重要考察因素。攤位平面圖須明確標(biāo)明柱子和其他障礙物，如出入口和樓梯等。

 新式的展場通常沒有障礙物，但是存在一些其他的問題，如會(huì)議中心天花板高度約為6m≈15m，甚至更高，飯店中心的宴會(huì)廳天花板高度約為4m~ 10m，而且有大吊燈。天花板太低會(huì)影響高度較高的設(shè)備，而且影響聲音的發(fā)散。而展場地面的承重不同，又決定能否展出很重的設(shè)備。大部分展場地面為混凝土，有的鋪地毯，地毯對(duì)吸音和觀瞻方面都會(huì)產(chǎn)生良好效果。

  燈光、電力設(shè)備在展場是必須的，有些展覽中所需的煤氣、空調(diào)、冷熱水、蒸汽、排水等各方面的參數(shù)也必須了解清楚，大部分展覽場地、會(huì)議中心都會(huì)有詳細(xì)的說明供參考。

  (五)展場人員的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)特

  展場業(yè)務(wù)人員會(huì)提供各種會(huì)場資料并提出建議。如果業(yè)務(wù)人員經(jīng)驗(yàn)不足或?qū)φ箞隽私獠粔�，則可能提供錯(cuò)誤信息;如果會(huì)展中心服務(wù)協(xié)調(diào)人員有經(jīng)驗(yàn)、有組織能力和容易溝通，則可以為選擇者節(jié)省很多時(shí)間和精力，提高選擇過程的效率，也會(huì)把可能發(fā)生的錯(cuò)誤降到最低。

  其他人員如維護(hù)人員、餐飲人員、展場工作人員的素質(zhì)都可能對(duì)展覽的成功與否起到關(guān)鍵作用。

  (六)展場的環(huán)境

  展場在城市中所處的位置也常常影響參會(huì)者的判斷及展覽效果。 另外要特別注意展場的維修， 檢查環(huán)境是否整潔。