開(kāi)始策劃活動(dòng)時(shí)，要有一個(gè)全面的活動(dòng)規(guī)劃，做一張類似下面給出的表格，列出你的要求。它能幫你確立活動(dòng)的基本流程，使你對(duì)活動(dòng)的需求有一個(gè)整體了解。以此表格衡量你想選來(lái)舉辦活動(dòng)的不同地點(diǎn)，看看這些地點(diǎn)是否能滿足你所有的要求。記住，要包括設(shè)備的搬人與安裝、排練、設(shè)備的拆卸及搬出的需求，尤其是時(shí)間安排和物流方面的要求。

設(shè)想活動(dòng)的全過(guò)程，確定對(duì)相應(yīng)活動(dòng)空間的要求�？疾榭尚行圆㈤_(kāi)始制作成本報(bào)表。要盡量做到具體詳細(xì)。如果視聽(tīng)設(shè)備和舞臺(tái)搭建需要20英尺(約合6.1米)高的天花板，就應(yīng)當(dāng)在表格里寫(xiě)清楚。當(dāng)然還必須包括提前布置和排練的空間。如果需要提前24 小時(shí)預(yù)訂宴會(huì)廳，以確保布置好的場(chǎng)地可以保留到活動(dòng)當(dāng)天的話，也要列出來(lái)。活動(dòng)策劃公司需要為演出人員準(zhǔn)備一間化妝室，為員工準(zhǔn)備一間辦公室或安排一個(gè)區(qū)域擺放陳列物品，一定要在著手布置時(shí)通知會(huì)場(chǎng)方，好讓他們?yōu)槟泐A(yù)留出合適的空間。一旦合同簽訂完畢，縮減多余空間比想方設(shè)法解決空間不足問(wèn)題要容易得多。

為了準(zhǔn)備一份精確的預(yù)算，需要照顧到活動(dòng)的方方面面，盡量把所有可能的成本都考慮在內(nèi)。在這個(gè)過(guò)程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多不同的事項(xiàng)要計(jì)入成本，如辦理街道停車(chē)許可證、聘請(qǐng)下班的警務(wù)人員等，這些費(fèi)用應(yīng)列入成本中的哪一項(xiàng)以及支付這些費(fèi)用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算，并根據(jù)變化增減項(xiàng)目。正如前面提到的，隨時(shí)掌握開(kāi)支情況是很重要的，這樣你就可以及時(shí)調(diào)整并具有足夠的資金確保活動(dòng)要素的完整，這些活動(dòng)要索是實(shí)現(xiàn)公司活動(dòng)目標(biāo)的必要元素�？傊�，合適的活動(dòng)地點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)一切設(shè)想發(fā)揮著重要的作用。

例如，某活動(dòng)想通過(guò)場(chǎng)景布置帶來(lái)一種暫華的感覺(jué)，使其成為在未來(lái)幾年中人們所律津樂(lè)道的活動(dòng)，就像在沙漠里閃爍的星空下，由知名音樂(lè)家為客人獻(xiàn)上的專場(chǎng)交響樂(lè)演出。你可以讓客人在日落時(shí)分乘坐然氣球到達(dá)，著陸時(shí)送上香檳。在策劃富有創(chuàng)意活動(dòng)的同時(shí)，也要考慮到活動(dòng)地點(diǎn)的實(shí)際成本問(wèn)題，例如，萬(wàn)一天氣狀況或風(fēng)力情況不適宜熱氣球飛行，就要有后備的交通工具、為不愿意乘坐熱氣球的嘉賓準(zhǔn)備的交通工具、返程的交通工具(因?yàn)闊釟馇蛟谔旌诤鬅o(wú)法飛行)、一個(gè)透明的塑料賬篷(適于天氣不好時(shí)使用)、一個(gè)烹飪帳篷、衛(wèi)生間、運(yùn)送設(shè)施到沙漠的車(chē)輛、隨時(shí)待命的醫(yī)療援助、保安、燈光設(shè)施、取暖設(shè)備、供電與備用發(fā)電機(jī)以及負(fù)責(zé)處理異常情況的監(jiān)察員等。當(dāng)把所有的費(fèi)用納人預(yù)算后，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)在沙漠里舉辦這樣一場(chǎng)特殊活動(dòng)的費(fèi)用實(shí)在太高，轉(zhuǎn)而考慮其他的方案或者看看成本報(bào)表中哪里還有可以調(diào)用的資金以實(shí)現(xiàn)你最初的設(shè)想。任何情況下都要清楚地知道資金狀況，以做出明智的決定。活動(dòng)策劃周詳，活動(dòng)執(zhí)行按部就班，才能保證最后不出現(xiàn)“意外”。提前了解各項(xiàng)成本，才能做出明智的決定。