一、會前溝通階段

1、年會對象：經(jīng)銷商？客戶？員工？

2、年會類型：如經(jīng)銷商聯(lián)誼、答謝客戶、員工總結(jié)、公司總結(jié)、公司聯(lián)誼、年終獎勵、公司聚餐等。

3、年會調(diào)性：正式嚴肅？娛樂狂歡？

4、年會預算：大概預算多少？

5、年會時間：大概定在什么時間舉行？

6、年會形式：聯(lián)歡茶話會（工作報告+內(nèi)部表演節(jié)目+晚宴），大型歌舞團拜會（行業(yè)展望+知名主持人明星+各公司代表節(jié)目+媒體宣傳），群英匯（集團各公司匯報展望+會議+晚宴），戶外拓展培訓會（專業(yè)培訓+拓展訓練+團隊積分比拼），演藝大比拼（小電影+服裝秀+歌神k歌+集體舞+宴會），旅游狂歡（周年紀念+答謝用戶+旅游+party+演出）等。

7、場地聯(lián)系：最好選出3個合適的場地，然后從中選擇最合適的，其他兩個作為備選項。

8、場地預定：時間確定后馬上預定場地，年底會議集中，場地緊俏。

二、年會策劃階段

1、組建團隊：確定年會工作小組，分工協(xié)作，需要從別部門調(diào)配人員的需要提前打招呼。

2、方案擬定：年會方案經(jīng)過撰寫，討論，審核，公司確認之后方可發(fā)布。

3、外包團隊選擇：方案確定后，哪些事項需要外包的，需要提前選擇。比如宣傳片拍攝制作、場地舞臺搭建、舞蹈演出等。

4、流程設(shè)計：設(shè)計年會流程，考慮時間、交通、氣候因素。

一般年會流程有①、開場舞 ②、領(lǐng)導致辭 ③、頒獎 ④、員工代表講話 ⑤、節(jié)目演出 ⑥、晚宴 ⑦、互動小游戲 ⑧、謝幕等；如果要玩出科技感，抽獎環(huán)節(jié)可以選擇微信搖一搖抽獎，現(xiàn)場火爆，還可以設(shè)置微信搖一搖搶紅包環(huán)節(jié)，由公司、部門或領(lǐng)導分批發(fā)紅包，員工搖一搖搶紅包。

5、設(shè)計年會亮點：增加年會科技感，通過年會微主頁、3D簽到墻、搖一搖抽獎等調(diào)動現(xiàn)場氛圍；如果有條件，年會現(xiàn)場進行視頻直播，讓客戶及員工家長能夠看到企業(yè)年會。

6、人員分工（表格）：分工要明確、具體，各任務(wù)項表述清楚，有時間節(jié)點。

7、物料需求（表格）：要明確列出所有需要的物料，通常包含獎品禮品類、年會資料類、現(xiàn)場包裝類等。

三、年會籌備階段

1、預算申請：盡早申請，走審批、撥款流程。

2、嘉賓邀約：確認嘉賓是否演講。如有需要，可制作H5邀請函。

3、員工通知：如果企業(yè)員工較多，確認是否分批舉辦，明確員工在何時參加。

大公司可選擇制作年會微主頁，年會流程通知、節(jié)目預告、現(xiàn)場抽獎游戲、視頻直播、在線投票等板塊都可以在年會微主頁展現(xiàn)。

4、優(yōu)秀員工評選：一般公司年底都有優(yōu)秀員工評選（現(xiàn)在比較流行在線投票）。需要和牽頭評選優(yōu)秀員工的部門對接好，提前拿到優(yōu)秀員工的名單。便于拍攝花絮，或者聯(lián)系員工家長，讓家長微信傳來祝賀員工得獎的小視頻等。（亮點和淚點）

5、年會文件：視頻類（企業(yè)宣傳片、精彩花絮、優(yōu)秀員工感言等）；音頻類（主題音樂、舞蹈、歌曲配樂等）；PPT類（領(lǐng)導講話稿、員工發(fā)言稿等）；圖片類（年會主題圖片、頒獎、抽獎背景圖片等）；文檔類（主持詞等）。

6、物料制作、采購：按照物料清單，采購、制作。如會場歡迎牌、指示牌、桌牌、易拉寶、簽到墻、主背景以及年會所需道具、獎品等。

7、節(jié)目征集、編排：面向公司征集節(jié)目，安排審核、彩排時間。

8、現(xiàn)場彩排：一定要預留彩排時間，如有節(jié)目，最好安排一次帶妝彩排。

四、現(xiàn)場布置階段

1、布置時間：至少提前一天布置場地。

2、設(shè)備布置：會議所需網(wǎng)絡(luò)、電腦、音響等；桌椅擺放，茶水、禮品到位。

3、會場指引：會場歡迎牌、指示牌、易拉寶等。

4、主舞臺搭建：協(xié)調(diào)酒店方或廣告公司完成現(xiàn)場主舞臺及簽到墻搭建。

五、現(xiàn)場實施階段

1、接待服務(wù)：嘉賓接待服務(wù)，需要禮儀的話提前聘請或面向公司員工征集志愿者。

2、暖場：通過3D簽到墻，主持人互動等調(diào)動現(xiàn)場氛圍。

3、現(xiàn)場服務(wù)：茶水、點心（督促酒店方完成），禮儀引導服務(wù)等。

4、PPT控制：控制嘉賓演講時間，PPT上加上演講倒計時，或者制作時間提示牌。

5、演講次序：嘉賓出場次序在會前應該確認好。

6、音頻、視頻播放：提前收集音樂、視頻，編號次序，現(xiàn)場配合播放。

7、餐飲安排：坐席安排，餐飲安排（控制好上菜時間）。如有領(lǐng)導、嘉賓，最好安排幾個人負責開車（不能喝酒）或者提前預定代駕服務(wù)。

8、直播、攝像：會前列好拍照需求，安排專人負責。

六、會后總結(jié)階段

1、年會總結(jié)報告：總結(jié)得失，為明年年會做準備（對內(nèi)，僅供自己參考）。

2、節(jié)目評獎：評選優(yōu)秀節(jié)目，給予獎勵。也可通過現(xiàn)場大屏幕現(xiàn)場抽獎、現(xiàn)場頒獎。

3、宣傳文章：撰寫宣傳文章，進行宣傳推廣（對客戶）。

4、照片整理：整理現(xiàn)場照片，發(fā)給公司相關(guān)人員，或做成相冊。

5、視頻剪輯：現(xiàn)場年會視頻剪輯、儲存，或做成光盤、U盤等。