年會的策劃流程(全)!
發(fā)表于:2023/1/4 10:00:46來源:瀏覽次一、會前溝通階段
1、年會對象:經(jīng)銷商?客戶?員工?
2、年會類型:如經(jīng)銷商聯(lián)誼、答謝客戶、員工總結(jié)、公司總結(jié)、公司聯(lián)誼、年終獎勵、公司聚餐等。
3、年會調(diào)性:正式嚴肅?娛樂狂歡?
4、年會預算:大概預算多少?
5、年會時間:大概定在什么時間舉行?
6、年會形式:聯(lián)歡茶話會(工作報告+內(nèi)部表演節(jié)目+晚宴),大型歌舞團拜會(行業(yè)展望+知名主持人明星+各公司代表節(jié)目+媒體宣傳),群英匯(集團各公司匯報展望+會議+晚宴),戶外拓展培訓會(專業(yè)培訓+拓展訓練+團隊積分比拼),演藝大比拼(小電影+服裝秀+歌神k歌+集體舞+宴會),旅游狂歡(周年紀念+答謝用戶+旅游+party+演出)等。
7、場地聯(lián)系:最好選出3個合適的場地,然后從中選擇最合適的,其他兩個作為備選項。
8、場地預定:時間確定后馬上預定場地,年底會議集中,場地緊俏。
二、年會策劃階段
1、組建團隊:確定年會工作小組,分工協(xié)作,需要從別部門調(diào)配人員的需要提前打招呼。
2、方案擬定:年會方案經(jīng)過撰寫,討論,審核,公司確認之后方可發(fā)布。
3、外包團隊選擇:方案確定后,哪些事項需要外包的,需要提前選擇。比如宣傳片拍攝制作、場地舞臺搭建、舞蹈演出等。
4、流程設(shè)計:設(shè)計年會流程,考慮時間、交通、氣候因素。
一般年會流程有①、開場舞 ②、領(lǐng)導致辭 ③、頒獎 ④、員工代表講話 ⑤、節(jié)目演出 ⑥、晚宴 ⑦、互動小游戲 ⑧、謝幕等;如果要玩出科技感,抽獎環(huán)節(jié)可以選擇微信搖一搖抽獎,現(xiàn)場火爆,還可以設(shè)置微信搖一搖搶紅包環(huán)節(jié),由公司、部門或領(lǐng)導分批發(fā)紅包,員工搖一搖搶紅包。
5、設(shè)計年會亮點:增加年會科技感,通過年會微主頁、3D簽到墻、搖一搖抽獎等調(diào)動現(xiàn)場氛圍;如果有條件,年會現(xiàn)場進行視頻直播,讓客戶及員工家長能夠看到企業(yè)年會。
6、人員分工(表格):分工要明確、具體,各任務(wù)項表述清楚,有時間節(jié)點。
7、物料需求(表格):要明確列出所有需要的物料,通常包含獎品禮品類、年會資料類、現(xiàn)場包裝類等。
三、年會籌備階段
1、預算申請:盡早申請,走審批、撥款流程。
2、嘉賓邀約:確認嘉賓是否演講。如有需要,可制作H5邀請函。
3、員工通知:如果企業(yè)員工較多,確認是否分批舉辦,明確員工在何時參加。
大公司可選擇制作年會微主頁,年會流程通知、節(jié)目預告、現(xiàn)場抽獎游戲、視頻直播、在線投票等板塊都可以在年會微主頁展現(xiàn)。
4、優(yōu)秀員工評選:一般公司年底都有優(yōu)秀員工評選(現(xiàn)在比較流行在線投票)。需要和牽頭評選優(yōu)秀員工的部門對接好,提前拿到優(yōu)秀員工的名單。便于拍攝花絮,或者聯(lián)系員工家長,讓家長微信傳來祝賀員工得獎的小視頻等。(亮點和淚點)
5、年會文件:視頻類(企業(yè)宣傳片、精彩花絮、優(yōu)秀員工感言等);音頻類(主題音樂、舞蹈、歌曲配樂等);PPT類(領(lǐng)導講話稿、員工發(fā)言稿等);圖片類(年會主題圖片、頒獎、抽獎背景圖片等);文檔類(主持詞等)。
6、物料制作、采購:按照物料清單,采購、制作。如會場歡迎牌、指示牌、桌牌、易拉寶、簽到墻、主背景以及年會所需道具、獎品等。
7、節(jié)目征集、編排:面向公司征集節(jié)目,安排審核、彩排時間。
8、現(xiàn)場彩排:一定要預留彩排時間,如有節(jié)目,最好安排一次帶妝彩排。
四、現(xiàn)場布置階段
1、布置時間:至少提前一天布置場地。
2、設(shè)備布置:會議所需網(wǎng)絡(luò)、電腦、音響等;桌椅擺放,茶水、禮品到位。
3、會場指引:會場歡迎牌、指示牌、易拉寶等。
4、主舞臺搭建:協(xié)調(diào)酒店方或廣告公司完成現(xiàn)場主舞臺及簽到墻搭建。
五、現(xiàn)場實施階段
1、接待服務(wù):嘉賓接待服務(wù),需要禮儀的話提前聘請或面向公司員工征集志愿者。
2、暖場:通過3D簽到墻,主持人互動等調(diào)動現(xiàn)場氛圍。
3、現(xiàn)場服務(wù):茶水、點心(督促酒店方完成),禮儀引導服務(wù)等。
4、PPT控制:控制嘉賓演講時間,PPT上加上演講倒計時,或者制作時間提示牌。
5、演講次序:嘉賓出場次序在會前應該確認好。
6、音頻、視頻播放:提前收集音樂、視頻,編號次序,現(xiàn)場配合播放。
7、餐飲安排:坐席安排,餐飲安排(控制好上菜時間)。如有領(lǐng)導、嘉賓,最好安排幾個人負責開車(不能喝酒)或者提前預定代駕服務(wù)。
8、直播、攝像:會前列好拍照需求,安排專人負責。
六、會后總結(jié)階段
1、年會總結(jié)報告:總結(jié)得失,為明年年會做準備(對內(nèi),僅供自己參考)。
2、節(jié)目評獎:評選優(yōu)秀節(jié)目,給予獎勵。也可通過現(xiàn)場大屏幕現(xiàn)場抽獎、現(xiàn)場頒獎。
3、宣傳文章:撰寫宣傳文章,進行宣傳推廣(對客戶)。
4、照片整理:整理現(xiàn)場照片,發(fā)給公司相關(guān)人員,或做成相冊。
5、視頻剪輯:現(xiàn)場年會視頻剪輯、儲存,或做成光盤、U盤等。