新品發(fā)布會(huì)
新品發(fā)布會(huì),簡(jiǎn)稱發(fā)布會(huì)。對(duì)商界而言,舉辦新品發(fā)布會(huì),
是自己聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)與客戶之間的相互關(guān)系的一種最重要的手段。
新品發(fā)布會(huì)的常規(guī)形式是由某一商界單位或幾個(gè)有關(guān)的商界單位出面,
將有關(guān)的客戶或者潛在客戶邀請(qǐng)到一起,在特定的時(shí)間里和特定的地點(diǎn)內(nèi)舉行一次會(huì)議,
宣布一新產(chǎn)品。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),新品發(fā)布會(huì)的流程制定非常重要,
由于企業(yè)新品發(fā)布會(huì)關(guān)系著未來(lái)的銷售,所以公道甚至出彩的流程策劃會(huì)給新產(chǎn)品的推出形成正面的影響。
第一步:新品發(fā)布會(huì)時(shí)間通常上午10點(diǎn)或下午3點(diǎn),1—2小時(shí)之間,1.5小時(shí)左右。
1.迎賓簽到
2.分發(fā)資料
3.會(huì)議過(guò)程
4.會(huì)后活動(dòng)
5.效果評(píng)估
6.注意事項(xiàng)
第二步:場(chǎng)地的選擇
場(chǎng)地可以選擇戶外,也可以選擇在室內(nèi)。根據(jù)發(fā)布會(huì)規(guī)模的大小,
室內(nèi)發(fā)布會(huì)可以直接安排在企業(yè)的辦公場(chǎng)所或者選擇酒店。
酒店有不同的星級(jí),從企業(yè)形象的角度來(lái)說(shuō),重要的發(fā)布會(huì)宜選擇五星級(jí)或四星級(jí)酒店。
為了體現(xiàn)權(quán)威性,可在人民大會(huì)堂等權(quán)威場(chǎng)所舉行
(由于審核程序繁瑣,企業(yè)可委托專業(yè)策劃公司全程策劃籌辦)
酒店有不同的風(fēng)格,不同的定位,選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會(huì)的內(nèi)容相統(tǒng)一。
還要考慮地點(diǎn)的交通便利與易于尋找。包括泊車是否方便?
發(fā)布方在尋找新品發(fā)布會(huì)的場(chǎng)所時(shí),還必須考慮以下的問(wèn)題:
· 會(huì)議廳容納人數(shù)?主席臺(tái)的大小?投影設(shè)備、電源?布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)?
相關(guān)服務(wù)如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供??jī)r(jià)錢是否合理?有沒(méi)有空間的浪費(fèi)?
· 背景布置。主題背景板,內(nèi)容含主題、會(huì)議日期,
有的會(huì)寫上召開城市,顏色、字體注意美觀大方,顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。酒店是否會(huì)代為安排。
· 酒店外圍布置,如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。
酒店是否允許布置。當(dāng)?shù)厥腥葜鞴懿块T是否有規(guī)定限制等。
第三步:道具安排
最主要的道具是麥克風(fēng)和音響設(shè)備。
一些需要做電腦展示的內(nèi)容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網(wǎng)連接設(shè)備、投影幕布等,
相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會(huì)前要反復(fù)調(diào)試,保證不出故障。
新品發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的背景布置和外圍布置需要提前安排。
一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌,一般酒店有這項(xiàng)服務(wù)。
事先可請(qǐng)好禮儀小姐迎賓。如果是在企業(yè)內(nèi)部安排發(fā)布會(huì),也要酌情安排人員做嘉賓引導(dǎo)工作。
新品發(fā)布會(huì)背景板主要襯托出會(huì)議主題,所以在設(shè)計(jì)及選材上一定要慎重考慮,
近年來(lái),新品發(fā)布會(huì)主要采用高清晰寫真布,這種材料因?yàn)闊o(wú)異味,不反光和高清晰的特點(diǎn),
所以對(duì)新品發(fā)布會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)氣氛營(yíng)造大有好處。
第四步:現(xiàn)場(chǎng)流程
籌備新品發(fā)布會(huì),要做的預(yù)備工作很多,其中最重要的是,
要做好時(shí)機(jī)的選擇、職員的按排、記者的邀請(qǐng)、會(huì)場(chǎng)的布置和材料預(yù)備等。
1、時(shí)機(jī)的選擇
在確定新品上市發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)之前,應(yīng)明確一點(diǎn):應(yīng)確認(rèn)新品上市發(fā)表緊迫性的最佳時(shí)機(jī)。
假如基于以上一點(diǎn),確認(rèn)要召開新品發(fā)布會(huì)的話,要選擇恰當(dāng)?shù)恼匍_時(shí)機(jī):
要避開節(jié)日與假日,避開本地的重大活動(dòng),避開其他單位的發(fā)布會(huì),
還要避開與新聞界的宣傳報(bào)道重點(diǎn)相左或撞車。恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)選擇是企業(yè)新品發(fā)布會(huì)取得成功的保障。
2、職員的安排
企業(yè)新品上市發(fā)布會(huì)的職員安排關(guān)鍵是要選好主持人和發(fā)言人。
發(fā)布會(huì)的主持人應(yīng)由主辦單位的公關(guān)部長(zhǎng)、辦公室主任或秘書長(zhǎng)擔(dān)任
。其基本條件是:儀表堂堂,年富力強(qiáng),見(jiàn)多識(shí)廣,反應(yīng)靈活,
語(yǔ)言流暢,幽默風(fēng)趣,善于把握大局,引導(dǎo)提問(wèn)和控制會(huì)場(chǎng),具有豐富的主持會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)。
新聞發(fā)言人由本單位的主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任,除了在社會(huì)上口碑較好、
與新聞界關(guān)系為融洽之外,對(duì)其基本要求是修養(yǎng)良好、學(xué)識(shí)淵博、思維靈敏、能言善辯、彬彬有禮。
新品上市發(fā)布會(huì)還要精選一批負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)工作的禮節(jié)接待職員,
一般由相貌端正、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、善于交際應(yīng)酬的年輕女性擔(dān)任。
值得留意的是,所有出席發(fā)布會(huì)的職員均需在會(huì)上佩戴事先同一制作的胸卡,
胸卡上面要寫清姓名、單位、部分與職務(wù)。
3、嘉賓的邀請(qǐng)
對(duì)出席新品發(fā)布會(huì)的嘉賓要事先確定其范圍,具體應(yīng)視題目涉及范圍或事件發(fā)生的地點(diǎn)而定。
一般情況下,與會(huì)者應(yīng)是與特定事件相關(guān)的人士
另外,確定邀請(qǐng)的嘉賓后,請(qǐng)柬最好要提前一星期發(fā)出,會(huì)前還應(yīng)用電話提醒。
4、會(huì)場(chǎng)的布置
新品上市發(fā)布會(huì)的地點(diǎn)除了可考慮在本單位或事件所在地舉行外,
可考慮租用大賓館、大飯店舉行,假如希看造玉成國(guó)性影響的,則可在首都或某一大城市舉行。
新品發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)交通便利、條件舒適、大小合適。會(huì)議的桌子最好不用長(zhǎng)方形的,
要用圓形的,大家圍成一個(gè)圓圈,顯得氣氛和諧,主賓同等,
當(dāng)然這只適用于小型會(huì)議。大型會(huì)議應(yīng)設(shè)主席臺(tái)席位、來(lái)賓席位等。
5、材料的預(yù)備
在舉行新品發(fā)布會(huì)之前,主辦單位要事先預(yù)備好如下材料:
一是發(fā)言提綱。它是發(fā)言人在發(fā)布會(huì)上進(jìn)行正式發(fā)言時(shí)的發(fā)言提要,
它要緊扣主題,體現(xiàn)全面、正確、生動(dòng)、真實(shí)的原則。
二是題目提綱。為了使發(fā)言人在現(xiàn)場(chǎng)正式回答提問(wèn)時(shí)表現(xiàn)自如,
可以對(duì)被問(wèn)的主要題目進(jìn)行猜測(cè)的基礎(chǔ)上,形成問(wèn)答提綱及相應(yīng)答案,供發(fā)言人參考。
三是資料提綱。事先必須精心預(yù)備一份以有關(guān)數(shù)據(jù)、圖片、資料為主的資料提綱,并認(rèn)真打印出來(lái)
,在新品發(fā)布會(huì)上提供給來(lái)賓。在資料提綱上應(yīng)列出本單位的名稱、聯(lián)系方式等,便于日后聯(lián)系。
四是形象化視聽(tīng)材料。這些材料供與會(huì)者利用,可增強(qiáng)發(fā)布會(huì)的效果
。它包括:圖表、照片、實(shí)物、模型、錄音、錄像、影片、幻燈片、光碟等。
進(jìn)行過(guò)程中的禮節(jié)
1、搞好會(huì)議簽到
要搞好新品發(fā)布會(huì)的簽到工作,讓來(lái)賓在事先預(yù)備好的簽到簿上簽下自己的姓名
、單位、聯(lián)系方式等內(nèi)容。來(lái)賓簽到后按事先的安排把與會(huì)者引到會(huì)場(chǎng)就座。
2、嚴(yán)格遵守程序
要嚴(yán)格遵守會(huì)議程序,主持人要充分發(fā)揮主持者和組織者的作用,
公布會(huì)議的主要內(nèi)容、提問(wèn)范圍以及會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間,一般不要超過(guò)兩小時(shí)。
主持人、發(fā)言人講話時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng),過(guò)長(zhǎng)了則影響來(lái)賓提問(wèn)。
對(duì)來(lái)賓所提的題目應(yīng)逐一予以回答,不可與來(lái)賓發(fā)生沖突。
會(huì)議主持人要始終把握會(huì)議主題,維護(hù)好會(huì)場(chǎng)秩序。
3、留意相互配合
在新品發(fā)布會(huì)上,主持人和發(fā)言人要相互配合。為此首先要明確分工,
各司其職,不答應(yīng)越俎代庖。在發(fā)布會(huì)進(jìn)行期間,主持人和發(fā)言人通常要保持一致的口徑
不答應(yīng)公然頂牛、相互拆臺(tái)。
4、態(tài)度真誠(chéng)、主動(dòng)
發(fā)布會(huì)自始至終都要留意對(duì)待來(lái)賓的態(tài)度,因?yàn)榻哟齺?lái)賓的質(zhì)量如何,直接關(guān)系到新品發(fā)布會(huì)的成敗。
新品發(fā)布會(huì)的善后事宜
發(fā)布會(huì)舉行完畢后,主辦單位應(yīng)在一定的時(shí)間內(nèi),對(duì)其進(jìn)行一次認(rèn)真的評(píng)估善后工作,主要包括:
1、整理會(huì)議資料
整理會(huì)議資料有助于全面評(píng)估發(fā)布會(huì)會(huì)議效果,為今后舉行類似會(huì)議提供鑒戒
。發(fā)布會(huì)后要盡快整理出會(huì)議記錄材料,對(duì)發(fā)布會(huì)的組織、布置、主持和回答題目等方面的工作進(jìn)行回顧和總結(jié),從中汲取經(jīng)驗(yàn),找出不足。
2、收集各方反映
首先要收集與會(huì)者對(duì)會(huì)議的總體反映,檢查在接待、安排、
服務(wù)等方面的工作是否有欠妥之處,以便今后改進(jìn)。
第五步:策劃方案
新品發(fā)布會(huì)策劃方案包括一下七個(gè)要素,抓住它基本上沒(méi)有什么大問(wèn)題。
發(fā)布會(huì)主題
一、公關(guān)目標(biāo):
(1)長(zhǎng)期目標(biāo):
( 2)短期目標(biāo):
目標(biāo)公眾:
心理需求:
二、宣傳方案
1、 媒體廣告策略
2、 售點(diǎn)廣告策略
3、 場(chǎng)外廣告
三、邀請(qǐng)與會(huì)人員名單
政府機(jī)構(gòu):
媒體:
權(quán)威機(jī)構(gòu):
發(fā)展合作商:
新品體驗(yàn)公眾:
名人:
演出團(tuán)體:
四、通知聯(lián)絡(luò)方式:
五、接待方式
六、外部公眾的活動(dòng)要求
顧客關(guān)系:
媒介關(guān)系:
社區(qū)關(guān)系:
協(xié)作者關(guān)系:
供應(yīng)商:
競(jìng)爭(zhēng)者關(guān)系:
政府關(guān)系:
名人關(guān)系:
七、部門分工、協(xié)調(diào)
策劃部門:秘書部:
營(yíng)銷部門:
技術(shù)部門:
財(cái)務(wù)部門:
案例1
案例2
新品發(fā)布會(huì)背景板
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